Prozesse und Systeme
Prozesse und Systeme sind im Einkauf nachhaltig zu optimieren.
Die Prozesse im Einkauf und die dazugehörigen IT-Systeme sind zu dokumentieren und zu analysieren. In den Prozessstrategien werden für strategisch bedeutsame Prozesse strategische Stoßrichtungen für deren Fortentwicklung formuliert. Die Digitalisierung der Prozesse ist integriert.
Die Prozessarchitektur gibt einen Überblick über die Level-1-Prozesse (im Einkauf) (siehe Bild). Die IT-System-Architektur zeigt die IT-Systeme (im Einkauf) und deren Verknüpfung zu den Prozessen (nicht abgebildet).
Modul N12 Prozesse dokumentieren und analysieren:
Die Prozesse (mit ihren IT-Systemen) werden im Sinne des Prozessmanagements beschrieben und analysiert. Dabei sind folgende Prozesstypen zu unterscheiden:
- Management-Prozesse, z. B. Formulierung der Rahmenstrategie
- Primäre Prozesse, z. B. Ausschreibungsprozess, Beschaffungsprozess
- Sekundäre Prozesse, z. B. Vertragsmanagement, Stammdatenmanagement
- Tertiäre Prozesse, in denen der Einkauf mitarbeitet, z. B. Make-or-buy
Wie detailliert die Prozesse ausgearbeitet werden, erfolgt nach Bedeutung der Prozesse. Kontinuierliche Verbesserungen und Prozesskennzahlen sind dabei zu berücksichtigen.
Modul N13 Prozessziele definieren und Prozessstrategien formulieren:
Strategisch bedeutsame Prozesse sind fortzuentwickeln. Beispiel Ausschreibungsprozess: Es sind Prozessziele zu definieren, z. B. Rahmenverrtagsquote, Bündelungsquoten in verschiedenen Materialgruppen. Mit strategischen Stoßrichtungen werden maßgebliche Prozessverbesserungen angestrebt, z. B. Einführung einer neuen Ausschreibungssoftware bzw. intensive KI-Unterstützung im Ausschreibungsprozess. Die Fortentwicklung der strategischen Prozesse erfolgt analog zur Entwicklung von Markt- und Lieferantenstrategien.
